Khởi Nghiệp, Xuất Nhập Khẩu

Chia Sẻ Trải Nghiệm Viết Thư Chào Hàng Xuất Khẩu

cách-viết-thư-chào-hàng

Thư chào hàng xuất khẩu là bước đầu tiên để bạn tiếp cận với khách hàng. Thông qua thư chào hàng, khách hàng có thể hiểu và có cái nhìn tổng quát về công ty, mặt hàng hay dịch vụ mà bạn cung cấp.

Hãy hình dung như việc bạn đang tham gia Shark Tank và bạn có 5 phút để giới thiệu với các Sharks về ý tưởng khởi nghiệp của bạn với mục đích kêu gọi được vốn đầu tư.

Thì trong xuất khẩu, bạn không có cơ hội để gặp trực tiếp khách thì bằng việc thông qua thư chào hàng, bạn phải viết một bức thư để giới thiệu với khách về công ty, hàng hóa hay dịch vụ của bạn với mục đích kêu gọi hợp tác hoặc mua hàng từ công ty bạn.

Vậy thế nào là một búc thư chào hàng thành công???

Mình không bàn tới chuyện thư chào hàng dài hay ngắn, có được thiết kế đẹp mắt hay không thì theo ý kiến cá nhân, bức thư chào hàng thành công là bức thư sau khi bạn gửi đi bạn nhận được phản hồi quan tâm của khách về công ty, mặt hàng hay dịch vụ của bạn.

Còn nếu bạn không nhận được bất kỳ sự phản hồi nào thì một là khách đang không có nhu cầu hoặc thư chào hàng của bạn quá tệ. Nói cách khác thư chào hàng của bạn không đủ khiến khách quan tâm hoặc muốn trao đổi thêm với bạn.

Với trải nghiệm viết và gửi trên dưới 20 thư chào hàng, mình sẽ chia sẻ lại với các bạn những điều mình đúc kết được qua bài viết sau.

1. Cấu trúc một bức thư chào hàng xuất khẩu

Thư chào hàng

Với tư cách là một người tự tìm hiểu về xuất khẩu, không qua trường lớp đào tạo, cũng không có kinh nghiệm đi làm cho các công ty xuất khẩu nên bản thân mình thực sự cũng chưa thấy một bức thư chào hàng mẫu nào.

Tất cả chỉ là một chút hướng dẫn trong khóa học xuất khẩu của Vietgo và suy nghĩ của bản thân để tự viết ra một bức thư chào hàng.

Do đó, nếu anh chị nào đọc qua bài chia sẻ này mà thấy có gì sai hay buồn cười thì em xin nhận góp ý từ phần bình luận ở cuối bài viết.

Quay lại cấu trúc của bức thư chào hàng, thì theo mình gồm 3 phần:

  • Phần 1: Giới thiệu về bạn, chức vụ trong công ty, sau đó nêu lên một số điểm nổi bật của công ty bạn như đã có kinh nghiệm xuất khẩu hay hợp tác với những đối tác nào…. Còn nếu lần đầu xuất khẩu thì mình thường cũng nói thẳng là mình trước giờ mình chỉ cung cấp hàng xuất khẩu cho các đơn vị thương mại trong nước để xuất đi…. Nói chung, mỗi người sẽ có những cách giới thiệu riêng. Còn hiệu quả như thế nào thì như mình nói từ đầu, tất cả sẽ được phản ảnh qua việc khách phản hồi với thư chào hàng của bạn như thế nào.
  • Phần 2: giới thiệu chi tiết về công ty và sản phẩm hoặc dịch cụ của bạn. Cái này mình thấy mọi người hay gọi là profile công ty. Theo mình thì các bạn nên làm sẵn một cái profile công ty, khi viết thư chào hàng bạn chỉ cần gửi kèm cái profile này là được. Tới đây, sẽ nhiều bạn thắc mắc vậy làm profile công ty như thế nào? Ở cuối bài viết, mình sẽ để link profile công ty mà mình tự suy nghĩ làm ra và một profile được làm chuyên nghiệp để các bạn tự đánh giá và cảm nhận.
  • Phần 3: Nếu bạn đã nắm rõ đơn hàng hay yêu cầu của khách thì có thể chào giá luôn cho khách. Còn nếu mới chỉ lần đầu liên hệ thì nên đưa ra những lời mời hợp tác hoặc lời mời thăm xưởng…

Ngoài ra, theo mình thấy thì một số khách không có thói quen xem profile đính kèm trong mail, nhất là khi khách check mail bằng điện thoại nên bạn có thể chèn thẳng những hình ảnh về công ty hay sản phẩm vào mail. Điều này giúp khách nhanh chóng có nhận định về công ty và sản phẩm của bạn trực quan hơn.

Thư chào hàng xuất khẩu
Minh họa về việc chèn trực tiếp hình ảnh vào thư chào hàng

2. Một số kinh nghiệm thực tế về thư chào hàng xuất khẩu

Đa phần mình nhận thấy rằng, việc nhận được phản hồi thư chào hàng qua email là khá thấp. Có thể do thư mình không hay, có thể do khách không có nhu cầu hay cũng có thể thư mình gửi bị cho vào mục thư rác. Tuy nhiện thì theo mình cách gửi thư chào hàng qua email ít hiệu quả.

Do đó, sau này mình cố gắng tìm cho được số WhatSapp, Skype… hoặc nhắn tin trực tiếp trên LinkedIn. Cách này sẽ tiếp cận khách trực quan hơn. Mình cũng dễ dàng thể hiện ngay cho khách thấy những hình ảnh về công ty và sản phẩm của mình.

Thư chào hàng xuất khẩu qua WhatSapp

Ngoài ra, với việc Whatsapp, Skype… đều thể hiện cho mình thấy ngay các trường hợp sẽ xảy ra như đã gửi, đã nhận, đã xem. Điều này giúp mình có thêm đánh giá về thư chào hàng của mình để có hướng điều chỉnh cho những lần sau.

Mình xin gửi các bạn 2 profiles để tham khảo và thêm một bức thư hỏi mua hàng từ đối tác gửi cho mình:

Rất mong các bạn ủng hộ và đồng hành cùng mình trên con đường khởi nghiệp này.

Nếu có bất kỳ câu hỏi hoặc trao đổi gì với mình, các bạn có thể liên hệ trực tiếp qua các kênh sau:

Về Vũ Hoàng Tân

Theo học ngành công nghệ đóng tàu tại trường GTVT Tp HCM. Du học sinh tại trường cao đẳng Ulsan về ngành thiết kế tàu. Gần 5 năm làm việc tại nhà máy đóng tàu Hyundai-Vinsahin với công việc giám sát công đoạn sơn block. Hiện tại đang là nhân viên ở công ty Winway Logistic. Ngoài ra còn đang làm thêm nghề môi giới xuất khẩu viên nén mùn cưa. Và còn là một người đang khởi nghiệp kinh doanh.
Xem tất cả các bài viết của Vũ Hoàng Tân →